20 Phrases to Support a Co-Worker Having a Hard Time

この導入句を提示してください。「クライアントのアップデートを今すぐ行えるので、60分間離脱できます」– チームを保護する即時的な安心感 output そして、実質的な後援を示唆します。 immediately.

マネージャー 20–40%の未完了タスクを48時間再割り当てし、共有トラッカーに転送を記録し、影響を受ける従業員に通知する必要があります。これにより、ワークフロー全体が維持され、測定可能な成果を生み出します。 results. 出典：内部パルスデータによると、再割り当てが記録された際に、認識されたサポートが62%上昇しました。追跡すべき具体的な指標：1日あたりの完了タスク数、平均応答時間、およびチームメンバーからの日々の気分スコア（1～5）。

Use this short メール 同僚向けテンプレート：“件名：簡単なカバー依頼 – 60分必要です。10:00のクライアントとの電話会議はカバーしてもらえますか？12:00までにメモを返し、フォローアップを行います。” 簡潔に保ち、正確な時間枠を含め、直接的なバックアップ候補者を指定してください。それらの ヒント 迅速な対応と、同僚からの助けを求める際の摩擦の低減。サポート きます, 権利を確定し、職務が明確になるように来る後で元の所有者に返却します。

もし働く人がすべてを一人で抱え込みたいというのであれば、彼らを孤独にさせないようにしましょう。馬; 1人のピアを招待して参加し、15分間のチェックインをスケジュールしてください。強力で焦点を絞った10分間の講演は、 素晴らしい 短期的な気分の改善とタスク完了の向上は、長期化する可能性を高めます。 success、そして、その人が気分を感じられるように助けます。 大いなる フル出力に戻ることについて。

実践的なマイクロアクション：同僚のリストから2つの具体的な項目を削除する、マネージャーを1人期限のレビューに24時間以内にコミットする、そして72時間後にフォローアップのチェックポイントを設定する。これらのステップは、ストレスの理由を具体的な修正アクションに変え、チームを回復させる。 spirit, 従業員が迅速に確認できるように results、そして、誰もが話しやすく、次回に発言しやすくなるようにする。

短い、正直な声明で感情を認めてください

感情を簡潔な一文で表現し、具体的な次のステップを提示してください：「あなたは圧倒されているように見えます - 今すぐこのタスクを引き受けられます。」

簡潔で正直な表現の例

疲れているようですね。どの締め切りをずらすべきか教えてください。
苛立ちを感じます – 次のタスクを私が担当すれば、お役に立てますか？
この問題はワークロードの急増のようですね。一緒に優先順位を確認しましょう。
事実によると、今週はキューが40%増加しました。片付けるのを手伝いましょうか？
締め切りが迫っているときは、立ち止まって、特定の引き継ぎを依頼してください。

Practical approach and next steps

事実確認を最初に：ソリューションを提案する前にタスクリストとメトリクスを確認し、会話の前に何が変わったかを文書化してください。
個人的に誰かに相談し、同意なしに会社の掲示板や公開チャンネルに懸念事項を投稿するのは避けてください。
許可を求める質問をします。「何かお手伝いできますか？」もし彼らがすでに修正を報告していれば、対応するか、適切にエスカレーションしてください。
感情をデータとして扱う: 感情と阻害要因を区別し、具体的な障害をリストアップして、責任者を割り当てる。
1つのアイテムを引き受けること: 単一のタスクを引き受けることで、多くの小さな摩擦を減らし、認知負荷を軽減できます。うまくいく場所では、他の人と労力を組み合わせましょう。
パターンが繰り返される場合は、情報源（источник）を確認し、必要に応じて将来のマネージャーまたは人事との会議でフォローアップしてください。必要に応じて、ポリシーレビューにエスカレートしてください。
環境要因を探る – ツール、時間、曖昧な範囲など – 人々は異なって働き、各人が生産的でいられるようにワークフローを調整する。
言葉を簡潔かつ具体的、そして実行可能なものに保ち、書籍の一節のような表現は避けましょう。 तत्कालの安心と現実的な次のステップに焦点を当ててください。

今すぐ提供できる具体的な支援を申し出てください

午後3時からの2時間のクライアント会議の対応: カレンダーの招待を承諾し、スライド3～6を提示し、質疑応答に対応することで、彼らが退席できるようにします - これらのタスクは90分以内に完了し、その後議事録を送信します。

その間、4時15分に子供たちを学校から迎えに行ったり、ライドシェアを手配したり（見積もりは$12–18）、どちらの方法が良いか教えてください。部署のカードに請求するか、個人的に支払うか、どちらか教えてください。

クライアントの「Jordan」へ短いメールを作成します。遅延を認め、3つの具体的な次のステップをリストアップし、新しい期限を提案します。10分以内に作成し、バージョンを表示して編集を行い、その後送信します。このアプローチは、バックログの原因に対処し、最後の段階でのエスカレーションを防ぎます。

同じ地域で、3人の地元のセラピスト（氏名、電話番号、受付時間）に加え、EAPの連絡先と社内のメンターを紹介します。これらの人々と話すように勧め、一人でいくのが気が進まない場合は、一緒についていくことも申し出ます。どの電話からかけたら良いか分からない場合は、私が最初に取り付けようとし、紹介します—でも、あなたは一人でこれを処理する必要はありませんでした。教えてくれてありがとう。

今日、彼らが実証した特定の強みを強調する

明確な強みを1つ特定し、測定可能な成果に紐づけてください。 Example: “Attention to detail – spotted 3 incorrect invoice codes in the 10:30 batch, preventing a $4,200 reconciliation error and saving ~3 hours of finance follow-up.” Include the person’s name, the task, the metric (numbers, minutes, dollars), and where it happened (office or channel).

Use brief, personal language that names actions. Example phrasing to deliver in person or chat: “I admire how you flagged the invoice codes and stayed until the fix was verified – that dedication kept the week on track.” Avoid vague praise; link the compliment to the concrete result so managers and peers understand impact.

For follow-up, give one small gesture within 48 hours: a written compliment copied to relevant managers, a calendar note recognizing the person in the next standup, or a micro-bonus if policy allows. Frequent, specific compliments make recognition meaningful over time and encourage repeat behavior.

When explaining the behavior to others, show the sequence: what they did, how the problem came up, who was helped, and the final outcome. In cases where someone is coming down after stress, pair recognition with an offer to redistribute tasks – giving a short respite helps healing and signals personal support.

Prepare two short templates for recurring scenarios: one for individual chat, one for the team channel. Keep names, dates, and numbers. That makes communication faster, treats recognition as a workplace routine, and makes it easier to track dedication across the whole office. Bonus: attach the example to internal article or report so the improvement shows up in performance discussions.

Suggest a Brief Break or Quiet Moment to Reset

Offer a 5–10 minute quiet break now: step away from the desk, mute notifications and avoid email, sit in a low-traffic spot, and practice three cycles of paced breathing (inhale 4s, hold 4s, exhale 6s); sometimes a single controlled breath sequence reduces acute tension enough to continue work smoothly.

If youve worked 50–90 minutes straight, propose this pause; then check if someone wants water or a short walk. Evidence from workplace time-management methods shows microbreaks during long blocks help restore focus and reduce distraction, supporting the brain in refocusing on complex tasks. When hearing that a task is impacting productivity, offer specific timing: 5 minutes for a cognitive reset, 10–15 minutes for emotional regrouping, 20–30 minutes if they need to step outside or make a brief call.

How to offer it so people accept

Phrase options that respect agency: “Would 5 minutes away help?” or “Do you want a quiet moment together before we continue?” Avoid directing orders; being pragmatic and brief increases uptake. If theres resistance, propose a single objective for the break – no email, no Slack – then follow up at a fixed checkpoint so both of you can resume work smoothly.

Break type	Duration	Suggested activity	Expected short-term effect
Micro-reset	3–5分	Seated breathing, eyes closed	Lowered heart rate, small boost in attention
Short walk	10–15 min	Outdoor walk or quiet corridor	Improved mood, clearer next-step planning
Disconnect	20–30 min	No screens, light snack, informal chat	Reduced rumination, better problem-solving after return

If they decline or need more

If someone says no, respect that and offer to re-open the offer in a few hours or in a day; youve signaled support. If the pattern repeats across weeks and is impacting output, map recent events (examples from last 2–4 weeks) and propose concrete adjustments: shift deadlines, redistribute subtasks to coworkers, or arrange a 30-minute check-in with a manager. A writer on the team can help document task swaps so transitions work smoothly.

Practical checklist to leave with them: set timer, silence email and chat, choose one restorative action, agree on a 5-minute recheck. These small protocols make it possible for people to take resets differently without disrupting workflow, helping their focus and collective productivity. If youve tried this and it hasnt worked, schedule a slightly longer break or an offsite conversation to identify root causes – sometimes external factors from weeks назад are still impacting someone’s capacity and need a different approach.

Plan a Quick Follow-Up Check-In to Show Ongoing Support

Schedule a 10-minute check-in 48 hours after the initial conversation; send a calendar invite with a one-line agenda so that they know you are following up, not evaluating, and cap the meeting at 10 minutes to prevent running over.

Use three focused prompts: ask them which task makes them feel most behind, where a single adjustment would reduce friction, and which resource or mentor would help immediately; capture answers in two bullet points and confirm one measurable action each person owns.

Set a cadence: initial check at 48 hours, then weekly check-ins for two weeks, then a lighter sync every four weeks within an eight-week window; if absence extends past the last scheduled touchpoint, explain the documented timeline to HR or the board and involve a mentor or team lead to avoid leaving them alone.

Frame language to reinforce team culture and spirit: name specific accommodations that would make the role a perfect fit (for example, fixed remote days or shifted deadlines), outline exactly how that change comes into effect, and assign who keeps track; weve documented three common ways managers offer flexibility, and those examples help them and the wider group feel supported.

Keep notes in a private shared folder, list objective success indicators (task completion rate, response time, error reduction) so theres measurable progress, and if someone declines offers or unfortunately requires extended leave, explain next steps, believe escalation to HR or a dedicated mentor is appropriate only when safety or performance risk appears, and identify where the team can be lucky enough to provide recovery-focused coverage.